Versie 2026-10. Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden en geldt voor elke klant van Smoothweb.
1. Partijen en rollen
- Verwerkingsverantwoordelijke: de klant, die een of meer websites op Smoothweb heeft.
- Verwerker: Smoothware OÜ, Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland (registrikood 17596037).
De klant bepaalt waarvoor de persoonsgegevens van zijn bezoekers worden gebruikt; wij verwerken ze alleen om de dienst te leveren.
2. Welke gegevens en van wie
| Betrokkenen | Bezoekers van de website van de klant, mensen die een formulier invullen, gebruikers die de klant toegang geeft |
| Gegevens | Wat via formulieren wordt gestuurd (naam, e-mail, telefoon, bericht), toestemming om gebeld te worden (tekst, tijdstip, pagina, IP-adres, browser), chatgesprekken met de assistent, IP-adressen in logbestanden |
| Doel | Hosten van de website, doorsturen van formulieren, en de modules die de klant activeert |
| Duur | Zolang de overeenkomst loopt, plus 30 dagen |
Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) horen niet via de formulieren te worden gevraagd; doet de klant dat toch, dan is hij daarvoor verantwoordelijk.
3. Wat wij als verwerker doen
- We verwerken de gegevens alleen in opdracht van de klant, zoals in deze overeenkomst staat, tenzij de wet ons iets anders verplicht; dan laten we dat vooraf weten als dat mag.
- Iedereen bij ons die de gegevens kan zien, heeft een geheimhoudingsplicht.
- We nemen passende beveiligingsmaatregelen: versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van gevoelige instellingen, scheiding tussen de sites van klanten, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en back-ups.
- We helpen de klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als die nodig is.
- Een datalek dat de gegevens van de klant raakt, melden we zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekken, met wat we weten en wat we eraan doen.
- Aan het einde van de overeenkomst geven we de gegevens op verzoek terug en verwijderen we ze binnen 30 dagen, behalve wat de wet ons verplicht te bewaren.
- We geven de klant de informatie die nodig is om te laten zien dat we ons aan deze afspraken houden. Een audit is mogelijk op kosten van de klant, met redelijke aankondiging.
4. Subverwerkers
De klant geeft toestemming voor de subverwerkers op de pagina subverwerkers. Een nieuwe subverwerker melden we minstens 30 dagen vooraf; de klant mag daar met redenen bezwaar tegen maken en kan, als we er niet uitkomen, opzeggen. Met elke subverwerker hebben we afspraken die minstens zo streng zijn als deze.
5. Buiten de EU
Gegevens gaan alleen naar een land buiten de EU als daar een passend beschermingsniveau is, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Overig
De aansprakelijkheid volgt de algemene voorwaarden. Deze overeenkomst geldt zolang wij gegevens voor de klant verwerken.